Facturation électronique

Informations utiles CNR relatives à la réforme

Le groupe CNR a choisi SY de Cegedim comme Plateforme Agréée (PA) à la réception et à l’émission.
SY sera l’outil utilisé par CNR pour la réception, le traitement et le suivi des factures fournisseurs.

Les adresses de facturation (aussi appelées maille d’adressage) choisies par CNR sont :

• SIREN_ELEC pour les fournisseurs du marché de l’électricité hors consommation finale
• SIREN_INTERIM pour les fournisseurs de personnel intérimaire
• SIREN pour tous les autres fournisseurs

Les bonnes pratiques

Il est rappelé qu’une facture doit contenir :

• Les mentions légales obligatoires
  Attention, il y a 4 nouvelles mentions obligatoires avec la RFE :
  – Numéro Siren du client, lorsqu’il s’agit d’une entreprise.
  – Adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client.
  – Nature des opérations facturées, précisant s’il s’agit de livraisons de biens, de prestations de services, ou une combinaison des deux.
  – Mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits» si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits.

• Toute information utile qui permettra à la comptabilité fournisseurs d’aider au traitement de la facture.

L’objectif est d’éviter les erreurs simples : mauvaise entité facturée, référence manquante, pièce justificative non transmise, fichier ou facture illisible…

CNR vous rappelle quelques règles : 

Sur la facture

• Vérifier la société facturée, et sa raison sociale. Dénominations sociales autorisées.
• Si votre facture a donné lieu à une commande, le numéro de commande doit figurer sur la facture (de préférence sur son entête). Ce n° de commande est composé de 10 chiffres et commence par 4.

Cas particulier : factures d’intérim

Pour les factures concernant du personnel intérimaire, les règles à respecter sont :

• Indiquer le centre de coût indiqué par votre interlocuteur CNR en entête de facture (BT 19 en format structuré).
• Une facture par intérimaire et par (sauf cas exceptionnel validé avec votre interlocuteur dédié).
• Indiquer la période de facturation facilitera le traitement de votre facture.

Règles d’envoi

Pour qu’une facture soit acceptée, des règles d’envois doivent être respectées :

• Afin d’éviter des rejets de factures en masse par mail, CNR recommande d’envoyer 1 facture par mail (en cas de rejet par notre PA, toutes les factures du mail envoyé seront rejetées). L’envoi séparé permet donc de limiter le rejet à la seule facture concernée.
• Format des factures hors RFE : PDF natif.
• Pièces justificatives et PJ : si vous souhaitez envoyer une facture avec des pièces justificatives :
• Mettre tous les éléments dans un seul PDF = 1 facture accompagnée de ses pièces justificatives = tout doit être dans le même document. Si les PJ sont mises dans un autre pdf, elles ne seront pas transmises à SY.
• La facture doit toujours apparaître en premier dans le fichier PDF.
• Autre : pas de zip, pas de document manuscrit ou illisible.

En synthèse, il faut envoyer

• Délai d’envoi : la facture doit être transmise au plus près de sa date d’émission. Toute facture reçue plus de 15 jours après sa date d’émission sera refusée.
• PDF natif uniquement.
• Une facture par PDF.
• Facture en première page, justificatifs à la suite.
• Facture et justificatifs dans le même PDF.
• Fichier non protégé par mot de passe.
• Pas de scan illisible, document manuscrit, Excel, Word ou ZIP.
• Ne pas envoyer les annexes séparément de la facture.
• Ne pas envoyer plusieurs factures dans un même e-mail.

Rejet d’une facture

En cas de retour de rejet de factures, vous recevrez un mail de notifications indiquant que votre facture a été rejetée et pourquoi (cf. guide facturation fournisseurs).