Facturation électronique

Informations utiles de CNR et ses filiales relatives à la réforme

CNR et ses filiales ont choisi SY de Cegedim comme Plateforme Agréée (PA) à la réception et à l’émission.
SY sera l’outil utilisé par CNR et ses filiales pour la réception, le traitement et le suivi des factures fournisseurs.

Les adresses de facturation (aussi appelées maille d’adressage) choisies par CNR et ses filiales sont :

• SIREN_ELEC pour les fournisseurs du marché de l’électricité hors consommation finale
• SIREN_INTERIM pour les fournisseurs de personnel intérimaire
• SIREN pour tous les autres fournisseurs

Les bonnes pratiques

Il est rappelé qu’une facture doit contenir :

• Les mentions légales obligatoires
  Attention, il y a 4 nouvelles mentions obligatoires avec la RFE :
  – Numéro SIREN du client, lorsqu’il s’agit d’une entreprise.
  – Adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client.
  – Nature des opérations facturées, précisant s’il s’agit de livraisons de biens, de prestations de services, ou une combinaison des deux.
  – Mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits.

• Toute information utile qui permettra à la comptabilité fournisseurs de faciliter le traitement de la facture.

L’objectif est d’éviter les erreurs simples : mauvaise entité facturée, référence manquante, pièce justificative non transmise, fichier ou facture illisible…

CNR et ses filiales vous rappellent quelques règles :

Sur la facture

• Vérifier la société facturée et sa raison sociale. Seules ces dénominations sociales sont autorisées :
  Liste des dénominations sociales autorisées
• Si votre facture a donné lieu à une commande, le numéro de commande doit figurer sur la facture (de préférence sur son entête). Ce n° de commande est composé de 10 chiffres et commence par 4.

Cas particulier : factures d’intérim

Pour les factures concernant du personnel intérimaire, les règles à respecter sont :

• Indiquer le centre de coût indiqué par votre interlocuteur chez CNR en entête de facture (BT 19 en format structuré).
• Une facture par intérimaire et par mois (sauf cas exceptionnel validé avec votre interlocuteur dédié).
• Indiquer la période de facturation facilitera le traitement de votre facture.

Règles d’envoi

Pour qu’une facture soit acceptée, des règles d’envoi doivent être respectées :

• Afin d’éviter des rejets de factures en masse par mail, CNR et ses filiales recommandent d’envoyer 1 facture par mail (en cas de rejet par notre PA, toutes les factures du mail envoyé seront rejetées). L’envoi séparé permet donc de limiter le rejet à la seule facture concernée.
• Format des factures hors RFE : PDF natif.
• Pièces justificatives et PJ :
  

  Si vous souhaitez transmettre une facture avec des pièces justificatives, tous les éléments doivent être regroupés dans un seul et même PDF : la facture et ses justificatifs doivent donc figurer dans le même document. Si les pièces justificatives sont transmises dans un PDF séparé, elles ne seront pas envoyées à SY.

  ▶ 1 seul pdf = 1 document + X pièces jointes éventuelles fusionnées dans ce document. Un tel pdf peut être zippé.

  La facture doit toujours apparaître en premier dans le fichier PDF.

• Maximum 10 Mo par mail.
• Autre : pas de document manuscrit ou illisible.

Rejet d’une facture

En cas de retour de rejet de factures, vous recevrez un mail de notification indiquant que votre facture a été rejetée et pourquoi.

En synthèse, il faut envoyer

• Délai d’envoi : la facture doit être transmise au plus près de sa date d’émission. Toute facture reçue plus de 15 jours après sa date d’émission sera refusée.
• PDF natif uniquement.
• Une facture par PDF.
• Facture en première page, justificatifs à la suite.
• Facture et justificatifs dans le même PDF.
• Fichier non protégé par mot de passe.
• Pas de scan illisible, document manuscrit, Excel, Word.
• Ne pas envoyer les annexes séparément de la facture.
• Ne pas envoyer plusieurs factures dans un même e-mail.